Warsztat projektowy UX: Od przygotowania do realizacji – praktyczny poradnik

Warsztaty projektowe UX są kluczowym elementem procesu tworzenia produktów cyfrowych. Jako klient, Twój udział w takim warsztacie jest nieoceniony – to Ty posiadasz unikalną wiedzę o swojej firmie, produktach i klientach. Warsztat projektowy to spotkanie, podczas którego nasz zespół UX wraz z Tobą i innymi kluczowymi osobami z Twojej organizacji wspólnie pracuje nad zrozumieniem potrzeb, wyzwań i celów projektu.

Celem tego artykułu jest przygotowanie Ciebie i Twoje zespołu do efektywnego udziału w warsztacie projektowym, abyście mogli w pełni wykorzystać ten czas i przyczynić się do sukcesu projektu.

Do czego potrzebny jest warsztat projektowy UX?

Warsztat stanowi pierwszy krok wszystkich działań projektowych i służy kilku istotnym celom. Prezentujemy je poniżej.

1. Budowanie wspólnego zrozumienia problemów i wyzwań

Warsztat pozwala wszystkim uczestnikom – zarówno Tobie jako klientowi, jak i zespołowi UX – osiągnąć to samo rozumienie celów projektu, wyzwań i oczekiwań. Mówiąc potocznie, warsztat służy wyrównaniu wiedzy.

2. Identyfikacja kluczowych celów i wyzwań

Podczas warsztatu macie okazję wspólnie określić najważniejsze cele projektu oraz zidentyfikować potencjalne przeszkody.

3. Tworzenie podstaw dla efektywnej współpracy

Warsztat to doskonała okazja do nawiązania relacji z zespołem projektowym, co ułatwi komunikację i współpracę w dalszych krokach współpracy.

4. Generowanie pomysłów

Warsztaty często wykorzystują techniki kreatywne, które pozwalają na wygenerowanie innowacyjnych rozwiązań i pomysłów.

5. Oszczędność czasu i zasobów

Dobrze przeprowadzony warsztat może zaoszczędzić wiele czasu w dalszych etapach projektu, minimalizując ryzyko nieporozumień i konieczności wprowadzania znaczących zmian na późniejszych etapach.

6. Wyjście z pudełka (out of the box)

To chyba największa wartość płynąca z sesji warsztatowej. Mówiąc prościej, rozmowa o problemie i wyzwaniach projektowych z osobami spoza firmy (w tym przypadku z projektantami UX) daje zupełnie nową perspektywę i pomysły. Po warsztacie często okazuje się, że to, co wydawało się trudne – w rzeczywistości jest łatwe do rozwiązania, a to co wydawało się oczywiste – wymaga głębszego przepracowania.

O czym rozmawia się podczas pierwszego warsztatu projektowego?

Tematyka warsztatu jest dostosowana do specyfiki Twojego projektu i zwykle obejmuje:

1. Cele biznesowe

wspólnie określimy konkretne, mierzalne cele Twojego projektu. Może to być zwiększenie sprzedaży o określony procent, poprawa retencji klientów czy wejście na nowy rynek. Omówimy, jak te cele przekładają się na funkcjonalności i design produktu.

2. Grupa docelowa

Zdefiniujemy, kim są Twoi potencjalni klienci lub użytkownicy. Przeanalizujemy ich demografię, zachowania, potrzeby i bolączki. To pomoże nam stworzyć produkt, który naprawdę odpowiada na ich oczekiwania.

3. Customer Journey

Przeprowadzimy mapowanie ścieżki klienta, od pierwszego kontaktu z Twoją marką, przez proces zakupu, aż po obsługę posprzedażową. Zidentyfikujemy kluczowe punkty styku i momenty prawdy, które mają największy wpływ na doświadczenie użytkownika.

4. Funkcjonalności

wspólnie ustalimy listę kluczowych funkcji i cech produktu. Omówimy, jak każda z nich przyczynia się do realizacji celów biznesowych i zaspokajania potrzeb użytkowników. Zastanowimy się też nad innowacyjnymi rozwiązaniami, które mogą wyróżnić Twój produkt na rynku.

5. Ryzyka – priorytety

Wykorzystamy techniki takie jak np. MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) do ustalenia priorytetów różnych aspektów projektu. Pomoże to w efektywnym zarządzaniu zasobami i czasem podczas realizacji.

6. Wyzwania i ograniczenia

Wychodzimy z założenia, że nazwane problemy nie są już tak groźne, dlatego stałym punktem naszych warsztatów jest rozmowa o ryzykach, które mogą pojawić się podczas procesu projektowego. Omówimy potencjalne ograniczenia techniczne, które mogą wpłynąć na realizację projektu. Zastanowimy się nad możliwymi rozwiązaniami i alternatywami, które pozwolą osiągnąć zamierzone cele przy uwzględnieniu dostępnych zasobów i technologii.

Jak będzie wyglądał warsztat?

W jakiej formie będzie przeprowadzony warsztat?

Warsztaty projektowe w Codeq są elastyczne pod względem formy i dostosowane do potrzeb oraz preferencji klienta. Najczęściej organizujemy warsztaty online, ponieważ umożliwiają one swobodny udział uczestnikom niezależnie od ich lokalizacji. Podczas takich spotkań wykorzystujemy narzędzia interaktywne, takie jak Figjam, aby zapisywać, organizować i analizować wnioski, pomysły oraz obserwacje. To rozwiązanie sprzyja dynamicznej współpracy, pozwala na tworzenie schematów i diagramów, które pomagają wizualizować i porządkować myśli oraz umożliwia szybkie dzielenie się wynikami prac.

Alternatywną, lecz również efektywną formą, są warsztaty stacjonarne, które organizujemy najczęściej w siedzibie klienta. Tego typu spotkania pozwalają na bardziej bezpośrednią interakcję między uczestnikami. Dzięki takiej formie warsztaty zyskują dodatkowy wymiar – w trakcie spotkań można angażować uczestników w ćwiczenia, które wymagają większej przestrzeni. Spotkania na żywo często sprzyjają szybszemu budowaniu relacji między członkami zespołu, co z kolei może pozytywnie wpływać na jakość i tempo pracy.

Z jakich metod i narzędzi będziemy korzystać podczas warsztatów?

Niezależnie od formy, warsztaty w Codeq są zawsze interaktywne i bazują na sprawdzonych technikach, które pozwalają maksymalnie wykorzystać czas poświęcony na warsztat. Wśród stosowanych metod można wymienić:

1. Burza mózgów

Generowanie i zbieranie różnorodnych pomysłów, co pozwala na wyjście poza utarte schematy myślenia.

2. Mapy myśli

Wizualne przedstawienie zależności między pomysłami i koncepcjami, co ułatwia dostrzeganie połączeń i hierarchii między nimi.

3. Tablice Kanban

Narzędzie do wizualizacji etapów pracy, które pomaga w organizacji zadań i lepszym rozumieniu przebiegu procesu projektowego.

4. Narzędzia do prototypowania

Wspierają testowanie i przedstawianie koncepcji w sposób zbliżony do ostatecznego produktu, co pozwala na szybsze wychwycenie błędów i zbieranie feedbacku.

5. Karty sortowania

Technika służąca do organizowania i klasyfikowania elementów projektu, co wspiera zrozumienie priorytetów i relacji między poszczególnymi częściami.

6. Głosowanie i priorytetyzacja pomysłów

Techniki decyzyjne, które pomagają w wyborze najbardziej wartościowych rozwiązań i kierunków dalszych prac.

Cały proces warsztatu jest prowadzony przez projektanta UX, który pełni rolę facylitatora. Jego zadaniem jest zadbanie o płynność spotkania, angażowanie wszystkich uczestników oraz prowadzenie ich przez kolejne ćwiczenia i dyskusje. Dzięki temu warsztat jest skutecznie moderowany, a wszyscy uczestnicy mają możliwość pełnego zaangażowania się w proces, co zwiększa szanse na uzyskanie wyczerpujących i wartościowych wyników.

Jakie są rezultaty warsztatu?

Po zakończeniu warsztatu projektowego możesz spodziewać się następujących rezultatów:

1. Podsumowanie warsztatu

Spisane wnioski, zawierające wszystkie kluczowe ustalenia, pomysły i decyzje podjęte podczas warsztatu.

2. Zdefiniowane cele projektu

Jasno określone i uzgodnione cele, które będą wytyczać kierunek dalszych prac.

3. Persony użytkowników

Profile reprezentatywnych użytkowników Twojego produktu lub usługi.

4. Mapa Customer Journey

Wizualna reprezentacja ścieżki klienta w interakcji z Twoim produktem.

5. Lista priorytetów

Uporządkowana lista funkcji i celów projektu.

6. Plan działania

Zarys kolejnych kroków w projekcie.

7. Lepsze zrozumienie projektu

Wszyscy uczestnicy będą mieli jaśniejszy obraz celów i wyzwań projektu.

Te rezultaty stanowią solidną podstawę do dalszych prac nad projektem i pomagają w efektywnym wykorzystaniu czasu i zasobów w kolejnych etapach.

Kto powinien uczestniczyć w warsztacie?

Optymalny skład uczestników warsztatu zależy od specyfiki projektu, ale generalnie powinien obejmować:

W przypadku mniejszych firm lub jednoosobowych działalności:

Co warto przemyśleć przed warsztatem?

Przed warsztatem warto zastanowić się nad następującymi kwestiami:

Przygotuj również:

• Wszelkie istotne dane o firmie i klientach
• Przykłady istniejących materiałów marketingowych
• Informacje o poprzednich projektach lub badaniach (jeśli były prowadzone)

Jak przygotować się do aktywnego udziału w warsztacie?

Aby jak najlepiej wykorzystać czas warsztatu:

• Bądź otwarty – podejdź do warsztatu z otwartym umysłem, gotowym na nowe pomysły.
• Bądź szczery – dziel się otwarcie swoimi przemyśleniami i obawami.
• Słuchaj aktywnie – zwracaj uwagę na pomysły i opinie innych uczestników.
• Zadawaj pytania – jeśli coś jest niejasne, nie wahaj się pytać.
• Bądź konkretny – staraj się podawać konkretne przykłady i scenariusze.
• Unikaj przedwczesnej krytyki – warsztat to czas na generowanie pomysłów, krytyczna ocena przyjdzie później.
• Bądź zaangażowany – aktywnie uczestnicz we wszystkich ćwiczeniach i dyskusjach.

Podsumowanie

Warsztat projektowy to kluczowy moment w procesie tworzenia produktu cyfrowego. Twoje zaangażowanie i przygotowanie mogą znacząco wpłynąć na jego sukces. Pamiętaj:

• Warsztat to okazja do wspólnego zrozumienia celów i wyzwań projektu.
• Przygotuj się, przemyślając kluczowe aspekty swojego biznesu i projektu.
• Bądź otwarty na nowe pomysły i aktywnie uczestnicz w dyskusjach.
• Rezultaty warsztatu będą fundamentem dla dalszych prac nad projektem.

Podchodząc do warsztatu z odpowiednim nastawieniem i przygotowaniem, znacząco zwiększasz szanse na stworzenie produktu, który spełni Twoje cele biznesowe i potrzeby Twoich klientów.